Wat is nieuw in Cafca Software Cloud?

BESTELLEN

• Wist je dat je materialen vanuit een offerte kan opladen in het winkelmandje van Apok, Carnoy, Facq, Linum en Viessmann?
  
  
• Vanaf het moment dat een groothandel deze webservice faciliteert, kan hij bij het lijstje toegevoegd worden.
• De werkwijze is wat 'ongewoon', maar het werkt wel!
  1. Open de offertelijnen van een offerte
  2. Selecteer offertelijnen die je wil bestellen bij één bepaalde groothandel. Je kan ook lijnen uit een element selecteren. 
  3. R-muisklik en 'Kopiëren'.
  4. Open 'Klembord' in de menubalk bovenaan.
  5. De gekopieerde artikelen komen direct in het klembord terecht. Je hoeft dus niet te 'plakken'.
  
  
  
  6. Klik op 'Bestellen'
  7. Kies de groothandel
  8. Selecteer de artikelen die je wil 'opladen' naar het winkelmandje
  9. Klik op 'Mandje opladen'
  10. Vervolledig de bestelprocedure in de webshop van de groothandel.
• Bekijk de werkwijze in onderstaande instructievideo
  
  
• Deze werkwijze is er ook voor de DigaBonnen. 
• Je ziet in de afbeelding hierboven dat je ook kan exporteren naar Excel of een PDF om dat document in te zetten voor een bestelling bij eender welke groothandel (zo zijn er bijvoorbeeld groothandels die een XLS importfunctie hebben in hun winkelmandje).
• We gaan waarschijnlijk deze bestelfunctie ook toevoegen in 'Acties' bovenaan de offertes: 'Doorboeken naar groothandel'. Dan worden zoals 'Doorboeken naar werkbon' alle materialen verzameld en getoond en kan je de geselecteerde artikelen opladen naar het winkelmandje.

PRIKKLOK

• De Excel met het maandoverzicht per werknemer voorziet een kolom 'Ritten' met 2 sub-kolommen 'AM' en 'PM'. 
  
  U kan nu in Instellingen, Bedrijf, <Prikklokken> aanvinken dat in deze kolommen enkel de reistijd voor mobiliteit moet komen. Indien niet aangevinkt worden er ook de werkuren met sub-soort 'Verplaatsing' in meegerekend.
  
  
  

  Webshop

• Rexel brutoprijzen worden ook overgenomen.
• Het opnieuw openen van het webshopscherm toont de laatst gebruikte groothandel.
• In het webshopscherm worden meteen alle artikelen geselecteerd.
  
  
  

  MATERIAAL

• Indien er een sync is tussen Cafca Windows (Backoffice) en Cafca Cloud, is een catalogus uit Cafca Windows gelijk aan een Prijslijst  in Cafca Cloud. Dit moet wel geactiveerd worden on Instellingen, Bedrijf, <Opties> onder Algemeen:
  
  
  

DigaBonnen

• De fout achter de actie "Meedere bonnen naar 1 detailfactuur" - zie Acties bovenaan - doorboeken is opgelost.
  
  

  Webshop

• Rexel brutoprijzen worden ook overgenomen.
• Het opnieuw openen van het webshopscherm toont de laatst gebruikte groothandel.
• Voor Apok zal ook de webshop met de knop onderaan kunnen geopend worden.
• In het webshopscherm worden meteen alle artikelen geselecteerd.
  
  
  

  MATERIAAL

• In het scherm met de artikelgroepen (zie rode pijl) in een artikelfiche kan nu direct bewerkt worden. Zo kan je meteen wijzigen, toevoegen en verwijderen.
  

INSIGTHS

• Accurater geworden.
  
  

VERKOOPFACTUREN

• Knop 'Betalingen' voorziet ook om een opmerking of referentie in te vullen.

FACTUREN

• Indien er geen contactpersoon is gekoppeld aan het factuuradres, wordt het factuur verzonden naar het emailadres van het gekoppelde facturatieadres
• Wanneer je in bulk aanmaningen verstuurd via acties, wordt er getoond voor welke facturen dit met succes verzonden is

Materialen

Nieuw!
 

• Historiek van stamartikelen
  • Worden automatisch toegevoegd wanneer je materialen importeert vanuit de webshop of de Cafca Master Catalog
  • Worden automatisch toegevoegd wanneer je op een document materialen importeert vanuit de webshop
  • Makkelijk uit te filteren via het zoekscherm met het vinkje "Historiek"
    
  • Worden automatisch up to date gehouden wanneer dit is ingesteld in de materialen bibliotheek
    

FACTUREN

• Indien een factuur met wordt verstuurd, wordt het als "aanmaning verstuurd" toegevoegd worden onder de knop (Opvolging) naast de facturentabel
• Er is gewerkt aan het verhinderen van dubbele factuurnummers. 

WELKE MODULES HEEFT U NOG NIET?

• In de menubalk is er een nieuw item : Alle tools. Hier kan u zien welke modules van Cafca Software u nog mist. Klik op de module voor meer info. Vul daar meteen een formulier in en onze sales helpt verder met meer uitleg of een demo en de maandprijs. Zo kan u uw bedrijf meer automatiseren door eenvoudig een module te activeren.
  

DigaBon

• De DigaBon App kan je via een instelling in de browser de desktopversie aanzetten. Dat schiep de mogelijkheid voor de technieker om in alle prijslijsten te zoeken, wanneer er voor hem één prijslijst ingesteld is (In Instellingen, Bedrijf, Opties). Dit is niet meer mogelijk.
  
• BTW 6 % versturen aanvinken, kan niet meer. Zie tab naast een DigaBon.
  

Digabon Online app

• In een artikelfiche zorgt "URL afbeelding" dat de afbeelding die achter deze url zit, in de offerte afgebeeld wordt. Dit is al uitgebreid naar het BIB zoekscherm om een artikel beter te begrijpen. Vanaf nu is de afbeelding ook zichtbaar in de DigaBon App voor de technieker. Je moet het alleen nog aanzetten in Instellingen, Bedrijf, <Opties>. Zie de afbeelding. 
• Zie meteen onder deze instelling de mogelijkheid om enkel één prijslijst te tonen in de DigaBon Online App. Zo verdwaalt uw technieker niet in de ruime keuze aan prijslijsten die u wel in de kantoorversie van Cafca Cloud Software nodig heeft.
  

materiaal

• In Materiaal (stambestanden) kan je artikelen van de webshop overhalen naar Mijn artikelen van een prijslijst.
  
  Je gebruikt hiervoor het winkelmandje in de knoppenrij links van de groothandelsnaam en importeert uiteindelijk de artikelen van de webshop naar "Mijn artikelen" (zie het rood mapje). Hierdoor creëer je een selectief aantal artikelen in je eigen Cafca bibliotheek, goed voor het vullen van documenten en samenstellen van elementen, bloklijsten of installaties.
  Wat is hier nu eigenlijk veranderd? Dat je niet 2x hetzelfde artikel kunt toevoegen. De intro is er om je zo goed mogelijk te informeren wat Cafca allemaal kan 😀. 
  
  

Digabon

• Wil je de naam van de technieker op de afdruk van de DigaBon? 
  Vink de optie aan in Instellingen, Bedrijf, <Opties> : "Uitvoerende technieker afdrukken bovenaan werkbon" .
  
  

relaties VERWIJDEREN IN EEN DOCUMENT

• De hulptabel om een relatie, werk- of factuuradres te selecteren is nu voorzien om overbodige records te verwijderen. Zie de verwijderknop (1) en te bevestigen met de bewaarknop (2).
  
  

FACTUREN

• Wist je dat je een andere factuur kunt verrekenen in een je (nieuwe) geopende factuur? Gebruik hiervoor de . Kies de factuur die je wil verrekenen en dan wordt dit factuurtotaal als een nieuwe lijn aan je geopende factuur toegevoegd. Vergeet niet het bedrag op negatief (-) te zetten.
  
• Dit zal je niet meer zien :
  • In de knoppenrij aan de linkerkant van de facturentabel, de knop "Aanmaningen".
  • In het scherm van de afdrukvoorbeeld de checkbox met "Afdruk vorige versie".
• Sommige tekstballonnen werden verbeterd.

Koelmiddelen

• Zoekscherm materiaal zal enkel artikelen tonen die aangeduid zijn als koelmiddel
• Indien koelmiddelverbruik via een werkbon ingegeven is, blijft koppeling met deze werkbon behouden
• Koelmiddel staat automatisch actief na het toevoegen ervan
• Verbruik van andere flessen niet meer tonen op infoscherm van koelmiddelfles 

Planning

• Afspraken in de Digaplanning worden sneller verplaatst. 
  klik met je rechtermuistoets op de afspraak en kies voor "verplaats naar datum...". Kies vervolgens de datum waarop je de afspraak wenst in te plannen. 
  

INSTALLATIES UITGEBREID VOOR ALARM

• In de Technische Fiche zijn er relevante velden toegevoegd:
  - IP adres en GPRS op T1 niveau
  - Detectiezones: batterij J/N
  - Glasbreukdetectie op T1 niveau
• In de Alarm-checklist (onder Attesten) zijn toegevoegd:
  - Batterij buiten- en binnensirene
  - Opmerking bij beschadiging.
• In componenten is toegevoegd:
  - Type camera.
• Grotere aanpassingen zijn "work in progress": Componenten en attesten adaptief (aanpasbaar) maken voor mobile devices, meerdere centrales in Technische fiches, extra velden en handtekening op alarm-checklist.
  
  

  groothandel VAN MARCKE

• Groothandel Van Marcke heeft het 'direct' downloaden van prijslijst inactief gezet. Enkel de nieuwe asynchrone download werkt nu. 
  

   

  ChECKINOUT@WORK 

• Vandaag legt de Rijksdienst Sociale Zekerheid aan poetsbedrijven op om zowel check in als check out te doen. Cafca heeft zich hier al op voorzien. Met een kleine en gemakkelijke app gewoon aangeven dat je er bent en dat je vertrekt. Meer niet. De geolocalisatie en de API met de Sociale Zekerheid doet de rest.
• Wellicht zal dit binnenkort uitgebreid worden naar de bouwsector. Dan zijn we er al klaar voor! Vandaag hebben we honderden klanten die Cafca Track op voertuigen in combinatie met tijdsregistratie doen. In het voertuig badget of tikt de werknemer om zijn werkdag te registreren. Tikt de werknemer op een project met werfmeldingsplicht, dan wordt de medewerker meteen ingecheckt bij de Sociale Zekerheid. Dit ontzorgt uw administratie van een hele hoop gedoe (manueel inchecken, is de medewerker of onderaannemer er effectief? en nog veel meer dingetjes). Dit alles zit vervat in de module DigaRegistration: een live beeld van de tikkingen die omgezet wordt in gewerkte uren (met pauzes) en mobiliteiten. Op het einde van de maand een panklare Excel zonder één fout, gemis of wat dan ook. CheckInOut@work? Geen zorgen, papier of domme administratie-uren meer.    

BIBLIOTHEEK

• Na gebruik van "Zoek op" wil je een andere zoeksleutel om op zoek te gaan naar een ander artikel. Echter de eerste zoeksleutel kwam terug: dit hebben we opgelost.
  
  

  FACTUUR MAILEN

• Standaard wordt het e-mailadres van het (contactpersoon) werkadres in CC gezet. Je kan dat uitvinken als dat niet nodig is.
  
  
  
  

BIBLIOTHEEK

• Na de zoekactie in de bibliotheek, kan je met de "Detail"-knop in de linkse kolom een schermpje openen om meer gegevens van het artikel te zien, maar kijk ook naar de tab "Vergelijk" want daar zie je welke artikelen met het zelfde artikelnummer of fabrikantennummer er nog bestaan in andere prijslijsten.
  
  
  
  
• Er is ook een "Info" knop naast de "Detail"-knop die de artikelfiche opent om te checken of te bewerken. Dit is nu ook mogelijk met elementen. 
• Vaak wil je in hetzelfde zoekresultaat blijven als je de volgende keer de bibliotheek nodig hebt. Dit is nu ook mogelijk met factuurlijnen en DigaBonlijnen. In verkoopoffertes bestond dit al.
• Merk en Groep kolommen toegevoegd.

Offertelijnen

• Snel een offertelijn toevoegen met een artikel uit de bibliotheek zonder dat je de bibliotheek moet openen? Druk zoals altijd op de + knop linksboven en tik in de cel onder de kolom 'artikelnummer' een (gedeeltelijke) nummer of omschrijving (dit is er nu bijgekomen).
  Het resultaat wordt direct getoond met zelfs markeringen van de zoeksleutel. Kan het nog gebruiksvriendelijker? 
  
  
  
  
• De brutomarge van je offerte (zoals een boekhoudkundige brutomarge wordt berekend) staat er tussen haakjes onderaan de kolom 'Totaal eBTW'. Uitgebreide info over marges per artikelsoort zie je nog steeds achter de knop 'Inlichtingen' bovenaan.
  
  
  
  
• Via Acties bovenaan de tabel met offertes, kan je artikelen uit een offerte doorboeken naar de tab <Componenten> van een Installatie (daarvoor heb je DigaService nodig)? Dit is natuurlijk handig om snel de installatie van je klant te inventariseren met de belangrijkste artikelen of componenten: De hoeveelheid en de omschrijving van het offerte-artikel, worden respectievelijk overgenomen in 'hoeveelheid' en 'toestel' van het component.
  
  De "Installaties" in DigaService staat voor een compleet dossier per installatie. Zo is zowel het bureau als de technieker (ter plaatse) steeds op de hoogte van de installatie en kan de juiste actie ondernomen worden. Installaties bevatten ook attesten, externe documenten of foto's, DigaBonnen, Facturen, Onderhoudsplan, Facturenplan en veel meer functies die ervoor zorgen dat het onderhoudsbeheer nu eens van de grond geraakt, maar het maakt de ene persoon die alles weet misbaar. Voor 50 € per maand heb je de DigaService module al. Informatiefiche per component van een installatie:
  
  
• Bovenaan het scherm "Algemeen" van een offerte kan je met één van de knoppen vaste begin- en eindteksten beheren en selecteren. Deze teksten leiden een offerte in om je prospect te bedanken en/of je bedrijf voor te stellen of sluit een offerte af (met bijzondere uitvoeringsvoorwaarden bijvoorbeeld). Deze functie bestaat al een tijdje maar nu hebben we ervoor gezorgd dat bij bewaren van een tekst er niet nodeloos naar beneden gesprongen wordt. We hebben de bewerkingsknoppen bovenaan meteen gebruiksvriendelijker gemaakt.
• In de tabel van offertes had je 2 kolommen die "Datum" heetten in de R-muistoets menu "Toon kolominstellingen". Eén ervan is hernoemd naar "Datum opvolging". De bedoeling van deze kolom is dat je de volgende vervaldatum selecteert dat de offerte moet opgevolgd worden. Klik gewoon op het kolomhoofd en sorteer de offertes op deze datum. Consequent je offertes opvolgen: meer bestellingen gegarandeerd.  

ELEMENTEN

• Open snel de artikelfiche van het element rechtstreeks vanuit het bibliotheekscherm.
• Een element in een element stoppen en de prijs hiervan doorzetten, is op punt gezet.
• Het onderdeel 'voorraad' in de bibliotheek gebruiken om een artikel toe te voegen. Het tussenscherm om een hoeveelheid eerst in te vullen, is er niet meer. 

Algemeen

• Offertelijnen doorboeken naar een andere document of module (zie Acties bovenaan Verkoopoffertes): de Omschrijvingen van de artikelen worden nu in de Omschrijving-kolom getoond (i.p.v. Omschrijving  + kolom).
• Een arbeidsartikel kan opnieuw geselecteerd worden in een bloklijst of element.
• Als je javascript fouten hebt bij inlezen van meetwaarden uit Testo 300 (SyntaxError expected '.' after property), is een update van de firmware mogelijk vereist. De firmware van '23 is niet goed.
  
  
  • download t300.zip van https://www.testo.com/nl-BE/testo-300-longlife/p/0633-3004-88#tab-downloads . Aug'24 is versie v1.10.8125, BTG 0.3.8, App 12.7.22.17649, 43.94 MB te downloaden, die werkt.
  • verbind Testo300 met pc via usb, ga naar Help - Update via USB, kopieer t300.zip naar de verwisselbare schijf toegevoegd in Windows Verkenner. De update kan 90 minuten duren, plug dus de oplader in na het kopiëren van het bestand. De kopie is uitgevoerd na enkele minuten, de schijf zal niet meer zichtbaar zijn in Windows Verkenner.

• We hebben het zoeken naar artikelen in een DigaBon en Factuur uitgebreid door direct in de kolom 'Artikelnummer' van een NIEUWE LIJN (eerst lijn toevoegen aub) iets in te tikken (omschrijving of nummer). Dit bestond reeds in Verkoopoffertes.
  
  
  
  
  

facturatie

• Om het gebruik van Peppol facturatie nog makkelijker te maken heeft Cafca Software enkele kleurcodes voorzien. Zo zal je vanaf nu een groen kader rond je factuurnummer zien verschijnen wanneer het document succescvol via Peppol verzonden is. Indien er toch iets misloopt zal dit aangeduid worden met een rood kader zodat je snel kan ingrijpen. Bekijk hier de Peppol-Handleiding en een blogartikel over de voordelen.
  
  
  
  
• Het invullen van de bedrijfsgegevens via de btw nummer en de knop "VIES-check", zal de bedrijfsvorm er meteen uitfilteren (BV, NV, etc.).
• Aanmaningen versturen met het gebruik van te betalen bedrag als invoegveld in de begeleidende e-mail. Het factuurbedrag wordt vervangen door het nog te betalen bedrag.

offertes

• We hebben de kolom "Geblokkeerd" toegevoegd aan het overzicht van de verkoopoffertes. Hiermee kan je makkelijk vanuit je overzicht offertes die klaar zijn en onveranderd moeten blijven, blokkeren. 
  Daarnaast zal een geblokkeerde offerte ook duidelijk gevisualiseerd worden door het woord "geblokkeerd" in je offertenummer. 
  
  
• Kopiëren van een factuur met een gestructureerde mededeling zal een nieuwe gestructureerde mededeling invullen.
  
  

  Installaties

• Duidelijker kolomnamen (in sommige gevallen).

werknemers

• Aan werknemers van type onderaannemer kan je vanaf nu het KBO nummer toevoegen. Dit KBO nummer wordt op zijn beurt gebruikt bij CheckIn&Out@Work. Dit KBO nummer kan ingevuld worden bij "Meer Info" van de werknemerfiche.
  
  

Relaties

• Het btw-tarief van particulieren wordt gevisualiseerd op het werkadres.
  
  

Commerciële documenten

• Activeer een paginanummering voor je commerciële documenten bovenop je eigen huisstijl. Je kan dit instellen via Instellingen > Bedrijf > Ontwerpen en kies dan vervolgens voor "Toon paginanummer".
  
  

Digabon online app

• Afbeeldingen en pdf documenten in het tabblad "bestanden" openen nu direct in de browser na het klikken op de thumbnail.
  
  

facturatie

• Cafca Software voorziet om de verkoopfacturen via Peppol te verzenden. Een proces dat verplicht wordt vanaf 2026 indien je een factuur naar een onderneming stuurt. Lees het blogartikel 'De voordelen van e-facturatie via Peppol' >
  
  Voor sommige overheden is het al verplicht en je geeft vandaag al uitstraling indien je consequent facturen via Peppol verstuurd aan je ondernemingsklanten die al op Peppol zijn aangesloten (wat je in Cafca eenvoudig kan testen).
  Indien je graag meer wil weten over Peppol kan dat via hun officiële website: Peppol Belgium.
  
  Indien je graag met Peppol aan de slag gaat in Cafca Software dan kan je de nodige info via onderstaande handleiding terugvinden:
  Handleiding Peppol
  
  

PLANNING

• Multiselect van werknemers voorzien in de mobiele weergave van de planning
  
• De mobiele planning staat vanaf nu standaard op "vandaag".
  

OFFERTES

• Offertes kunnen digitaal ondertekend worden door de klant. Bekijk de video hoe het werkt.
  Via het invoegveld "ESignHyperLink" op te nemen in het begeleidend mailsjabloon zal de eindklant naar een webpagina geleid worden voor eenvoudig digitaal ondertekenen van de offerte. De opsteller van de offerte krijgt een verwittiging via mail en de status goedgekeurd samen met de goedkeuringsdatum worden ingevuld. 
  
  
  
  
  

MATERIAAL

• Update groothandel "Varey". Winkelmandje is bijgewerkt naar de laatste versie. Netto & bruto prijzen kunnen nu terug mee ingelezen worden.
• Een werkbon voor particuliere klanten neemt het btw tarief vanaf nu over van het facturatie adres.

Materiaal

• Update groothandel "Berner". Het winkelmandje van deze groothandel kan nu ook leeggemaakt worden.
  Je logt in op de webshop van Berner via , bijvoorbeeld in offertelijnen, je haalt het gevulde winkelmandje op en je importeert de artikelen in offertelijnen, dan kan je daarna het winkelmandje leegmaken zodat je de volgende keer met een clean sheet kunt starten. Dit voorkomt ook toevallige bestelling.

• Kopiëren, Knippen en Plakken functie in Offerte of Factuurlijnen die je oproept met de R-muistoets, komt niet meer dubbel voor.
• De 2x openen van de contacten in een document hoeft niet meer.
  In de tab <Info> van een verkoopofferte, factuur of DigaBon moest je in het veld "Contact" nog 1x op drukken om de contactpersonen van die relatie te zien.
• Btw-type wijzigen voor een buitenlandse relatie lukt nu wel.
• Facturen in bulk versturen via Acties, Print selectie: Meerdere facturen voor dezelfde klant worden afzonderlijk verstuurd. 

VERKOOPOFFERTES

• "Zoek via de kolom Artikelnummer". Het toevoegen van een artikel in een nieuwe offertelijn door in de kolom 'Artikelnummer' iets in te tikken (een nummer of omschrijving) heeft een update gekregen:
  - Popup met overeenstemmende artikelen is groter
  - In de popup worden eerst de overeenstemmende elementen, vervolgens de materialen en dan de manuele artikelen getoond.
  - Wil je een artikel selecteren zonder de muis te gebruiken? Gebruik de pijl-naar-beneden om te selecteren en <Enter> om in de offerte toe te voegen.
  - Het btw regime van de offerte wordt gevolgd (in plaats van de artikelfiche).

• Met de + toets op je toetsenbord kan je een nieuwe offertelijn toevoegen. Zo hoef je niet meer op de + knop te klikken. 
• De vaste eindtekst wordt onderaan de offerte geplaatst in plaats van boven het eindtotalen vak. 
  Handig om te weten:
  In de tab <Info> van een verkoopofferte heb je bovenaan het scherm een knop om vaste begin- en eindteksten te beheren, die je kan inzetten  als intro of staart van de offerte. Zo een vaste tekst wordt niet per offerte bewaard. Als je een gepersonaliseerde tekst in de offerte wenst, gebruik dan offertelijnen met type 'titel' 

DIGASERVICE

• Installaties: In de tab <Installatie info> van een Installatie is er een sectie 'Onderhoudsbedrag en facturenplan' (zie afbeelding) om een plan van facturen op te stellen voor de volgende jaren:
  • Het is nu mogelijk om zelf te kiezen welke variabele info er aan de vaste factuuromschrijving (zie het veld 'Omschrijving' in de afbeelding hieronder) moet toegevoegd worden: Installatienaam, Omschrijving, Type, etc.
  •  De vaste factuuromschrijving in het veld 'Omschrijving' kan nu in bulk gewijzigd worden. Gebruik hiervoor de standaardknop bovenaan de tabel met Installaties. Zo zie je meteen welke velden er nog allemaal in bulk kunnen gewijzigd worden.
    
    
    Wist je dat:
    - Het facturenplan van elke installatie samenkomt in het Algemeen facturenplan (Zie bovenaan de tabel met Installaties). Zo kan je op elk ogenblik automatisch een serie facturen in de Facturen van DigaCommerce toevoegen (Zie rechtsboven).
    - Er in de tab <Installatie Info> van een Installatie op dezelfde manier een onderhoudsplan kan opgesteld worden, dat ook samenkomt in een Algemeen onderhoudsplan. Zo kan je ook in serie DigaBonnen maken die direct in DigaPlanning gepland worden of in de wachtkamer van DigaPlanning worden getoond.
    
    

    Nieuwe groothandel

• De groothandel Berner is toegevoegd aan de tabel van prijslijsten in Materiaal (zie stambestanden). Voorlopig is enkel het winkelmandje te gebruiken (nog geen prijsupdates).