Voordelen e-facturatie via Peppol met Cafca Software

Peppol is handige software waarmee je eenvoudig elektronische facturen verzendt. Direct vanuit je boekhoudsysteem of ERP-software. Maar hoe werkt het precies en wat zijn de voordelen van de e-facturatie koppeling tussen Cafca Software en Peppol? Lees het hieronder.

Wat is Peppol?

Peppol staat voor "Pan-European Public Procurement On-Line" en is ontwikkeld om elektronische transacties, waaronder e-facturering, e-orders en e-catalogi, te vergemakkelijken tussen bedrijven en overheidsinstellingen. Door het gebruik van Peppol kunnen organisaties veilig en efficiënt zakendoen met een groot aantal partners, zonder dat voor elke nieuwe partner technische aanpassingen nodig zijn. Dit maakt het makkelijker voor zowel kleine als grote organisaties om deel te nemen aan openbare aanbestedingen in verschillende landen.

Waarom nu starten met e-facturatie via Peppol?

Sinds 1 maart 2024 is e-facturatie via Peppol verplicht voor bedrijven die zakendoen met de Belgische overheid (B2G). Vanaf 1 januari 2026 zal dat ook het geval zijn voor alle belastingplichtige bedrijven in de B2B sector. Voor B2C komt er (voorlopig) geen verplichting. Als installateur is het belangrijk om je concurrentie voor te zijn en nu al aan de slag te gaan met elektronische facturatie via Peppol. Zo ben je er klaar voor wanneer de verplichting intreedt.

Cafca Software koppelt met Peppol

Bij Cafca Software willen we jouw leven als installateur zo aangenaam mogelijk maken. Daarom voorzien wij nu al een koppeling met Peppol. Heb je een opdracht bij een B2B-klant of eventueel overheid? Dan stuur jij zonder probleem je e-factuur via Peppol door. Het is veilig en je bent er zeker van dat je factuur bij de ontvanger aankomt.

1. Ben je een Cafca Cloud gebruiker, lees dan de handleiding Verkoopfacturen versturen met Peppol.
2. Ben je een Cafca Windows gebruiker, lees de informatie op de pagina Nieuw in Cafca Windows

Momenteel zijn we bezig om ook de facturen van de leveranciers, aankoopfacturen dus, direct via Peppol te ontvangen. In Cafca Windows zal hiervoor in de module Aankopen het item 'Aankoopfacturen' uitgebreid worden. In Cafca Cloud komt er een geheel nieuw onderdeel in de module 'DigaCommerce', namelijk 'Aankoopfacturen'. Lees hier meer informatie. 

Cafca Software is partner van Isabel, een Peppol Provider. Via je Cafca Software kan je je bedrijf nu al registreren als Peppol verzender om je facturen te verzenden. Dit wordt binnenkort uitgebreid met de registratie van je bedrijf als ontvanger om aankoopfacturen te ontvangen.

Indien je je aankoopfacturen eerst in Cafca verwerkt, is het aan te raden om via Cafca te registreren. Verwerk je je aankopen niet eerst in Cafca maar in een boekhoudprogramma of boekhoudplatform zoals Billit, Yuki of Clearfacts? Dan is het handiger je daar als ontvanger te registreren. Je kan dan nog steeds de aankoopfacturen in Cafca importeren.

Compensatie van de overheid via belastingvoordeel

Als je met Peppol begint te werken, moet je een aantal aanpassingen doen. Zo mogen je facturen niet meer in PDF verstuurd worden, maar moeten ze verplicht in een XML-bestand gegoten worden vanwege digitale veiligheid. Gelukkig compenseert de Belgische overheid je voor de moeite die je in de overgang steekt. Je krijgt namelijk 120% aftrek op de inkomstenbelasting voor je bedrijfsuitgaven aan e-facturatie. Zowel KMO’s als grote bedrijven profiteren ervan. Maar wacht niet te lang, want dit fiscale voordeel geldt enkel van 1 januari 2024 tot en met 31 december 2027. 

Wil je graag meer info over het gebruik van Peppol binnen Cafca Software? Neem dan gerust contact met ons op.

De voordelen van e-facturatie via Peppol

E-facturen sturen via Peppol heeft heel wat voordelen:

• Krijg 100% inzicht in je facturatie
  Je verzonden e-facturen zijn altijd terug te vinden en te controleren in je administratie. Je hebt steeds een handig overzicht van de status van je factuur. Zo loop je minder risico op wanbetalingen.
• Je boekhouding is in orde
  Verzonden en ontvangen facturen via Peppol komen meteen in je boekhouding terecht en worden daar ook direct verwerkt. Je administratie is met andere woorden steeds in orde, zonder dat jij er zelf nog veel aan moet doen.
• Snellere betaling mogelijk
  Aangezien je e-facturen instant worden verstuurd, word je dus ook sneller betaald voor je prestaties als installateur. Andersom kan jij ook sneller je facturen van bijvoorbeeld je groothandel betalen. Je vermijdt op die manier dat je dat vergeet en eventuele extra aanmaningskosten moet betalen.
• Je bespaart tijd (en dus geld)
  Geautomatiseerde administratie en boekhouding staan gelijk aan minder handmatige handelingen. Hierdoor bespaar je meer tijd om aan je kerntaken te spenderen. Bijgevolg bespaar je dus ook een heleboel geld.
• Verhoog je reputatie als groen bedrijf
  Voor digitale facturen heb je geen papier nodig. Dankzij Cafca Software en Peppol ben je dus een groen installatiebedrijf. En dat komt je reputatie ten goede.
  
  

Hoe werkt Peppol?

De facturen die je verstuurt via Peppol worden in een XML-formaat gegoten. Dit is een versleuteld document dat wij als mens niet kunnen lezen. Computers gelukkig wel. Het is een beveiligde methode van data-overdracht. Wanneer de ontvanger de e-factuur ontvangt, wordt dit XML-document heropend.

Volgens de Europese norm moeten elektronische facturen via XML-formaat worden verzonden. Elk ander type formaat, zoals PDF of XLS, wordt dus niet beschouwd als e-factuur.

Profiteer van de voordelen van e-facturatie via Cafca Software
Wil jij als installateur vooruit denken en klaar zijn voor de toekomst? Dan is de koppeling van Cafca Software met Peppol dé oplossing voor jou. Heb je nog vragen over deze koppeling? Neem dan gerust contact met ons op. Wil je het liever eerst eens zien? Vraag dan een demo van één van onze experten aan.