Automatiseren van je administratie: wat betekent het voor jou?

De administratie. Het slorpt veel van je kostbare tijd op en is bovendien niet het belangrijkste van je business. Als installateur, dak- of bouwondernemer ben je namelijk veel liever bezig met het helpen van mensen. Automatiseren van deze administratieve taken is echter de oplossing, dat ervoor zorgt dat jij en je eventuele medewerkers maximaal op de baan zijn.

Maar laten we allereerst eens verduidelijken: wat is het automatiseren van administratie precies? In de volksmond wordt dit vaak gelijkgesteld met het stroomlijnen van de facturatie en de boekhouding. Het elektronisch factureren naar klanten toe, bijvoorbeeld. Dat terwijl een goede automatisering van administratie net heel wat meer is dan dat. En zeker ook een haalbare kaart is voor kleine bedrijven.

Van automatiseren van administratie kan je namelijk pas écht spreken, wanneer je een volledig overzicht hebt op de bedrijfsprocessen en de bedrijfsresultaten. Een centrale database waarin dezelfde gegevens zitten en alles maar één keer moet ingevoerd worden, is daarbij de kern van het verhaal. En dit in samenwerking met koppelingen via andere, voor jouw zaak relevante softwarepakketten: leveranciers, boekhoudprogramma, planningsystemen en Microsoft Office. Je hele proces loopt vervolgens doorheen deze database:

• offertes en andere vragen van (potentiële) klanten,
• het binnenhalen van projecten,
• de werkvoorbereiding voor je lopende projecten,
• het verwerken van de gepresteerde uren en verbruikte materialen,
• het controleren en boeken van je aankoopfacturen,
• het inplannen van afspraken en het opmaken van werkbonnen,
• het factureren van je projecten en small jobs,
• het regelen van administratieve, financiële en sociale verplichtingen,
• het opvolgen van onderhoudsbeheer en attesten.

Automatiseren van administratie: waar zitten de voordelen?

Of je nu een kleine of grote zaak bent: om te beginnen maakt iedereen een sprong in efficiëntie. Herhalende handelingen die achter de schermen voor je gebeuren, samen met automatische controles, zorgen er bovendien voor dat jouw informatie van optimale kwaliteit is. Fouten worden verminderd, omdat alles gecentraliseerd is en gegevens maar één keer moeten worden ingevoerd. Heldere rapportages worden op deze manier ook perfect mogelijk.

Zeker voor installateurs is er bovendien nog een ander belangrijk pluspunt. Via software je administratie automatiseren is namelijk een stuk budgetvriendelijker, in vergelijking met het inzetten van een extra personeelslid. En van een klein tot groter team: online samenwerken wordt via deze weg implementeerbaar en beheersbaar.

Automatiseren van administratie: zo ga je ermee aan de slag

Het ene bedrijf is het andere niet. Als installateur heb je dan ook nood aan een softwarepakket, dat op maat van jouw specifieke behoeften als installateur is. Alvorens direct te starten met het automatiseren van administratie, is het dan ook belangrijk om even alles goed voor jezelf op een rijtje te zetten:

1. Focus allereerst op administratiesoftware die zich specifiek op jouw branche richt

Een tip hierbij: kijk niet naar prijzen alleen, maar ook naar het groeipotentieel op termijn. Als je zaak groter wordt, kan de automatisering van je administratie zich perfect mee aanpassen? Is het softwarebedrijf gespecialiseerd in mijn sector en hoe lang?

2. Stel voor jezelf een absolute wishlist op van de verschillende functionaliteiten

Ga voor jezelf na waar je momenteel bijvoorbeeld het meeste tijd aan verliest, als het om je administratie gaat. Het verwerken van papieren werkbonnen, bijvoorbeeld. Bekijk ook waar momenteel fouten in het proces sluipen, en waar je geld laat liggen. Loopt het inkopen van materialen zoals het hoort? En volg je bijvoorbeeld het periodieke onderhoud van installaties goed op, met de nodige herinneringsmails aan klanten? Kan de uurregistratie niet via een tracking systeem?

3. Op basis hiervan kan je nu pakketten vergelijken

Ga voor software die alle puntjes afvinkt. En vooral ook: controleer goed of alles goed gekoppeld kan worden met je huidige softwarepakketten. Hou er ook rekening mee dat het gebruiksgemak voor klanten optimaal is.

4. Om te slagen in het automatiseren van administratie, is het cruciaal om er nadien
ook voluit voor te gaan.

In de eerste plaats moet alles up and running worden gezet, zodat alles vervolgens vanzelf gaat. Iets waar wij bijvoorbeeld altijd tot in de details bij helpen. Vervolgens is het ook belangrijk om de rest van je team mee te hebben in het verhaal van de automatisering van administratie. Leg hen goed uit waar de winst voor hen zit, en zorg voor hen in de beginfase.

Eenmaal je gestart bent met het voluit automatiseren van administratie, zal je je de vraag
stellen waarom je er niet eerder mee bent gestart. En terecht!

Maak het jezelf als installateur ook gemakkelijk en gebruik een speciaal ontwikkeld softwarepakket, dat je steunt in je administratie. Vraag vandaag nog vrijblijvend een demoversie aan. En ontdek zelf wat Cafca voor jouw bedrijf zal betekenen.