Veel bedrijven en zelfstandigen verliezen nog steeds veel tijd met het opmaken van facturen in Word of Excel. De keuze voor facturatiesoftware die geïnstalleerd wordt op je computer is al een stap in de goede richting. Maar een online facturatieprogramma is helemaal de kers op de taart in het huidige digitale tijdperk. Bruikbaar op zowel computer, smartphone en tablet zodat je zelfs vanuit je luie zetel facturen kunt opstellen en versturen.
Twijfel je nog om de overstap te maken? Wij zetten de vijf grootste voordelen van een online factuurprogramma op een rij:
1. Kostenbesparing & gebruiksgemak
Door online te factureren vervallen de kosten voor het opmaken en verzenden van papieren facturen. Met één druk op de knop verstuur je de facturen gewoon vanuit het factuurprogramma naar de klant. Overschakelen naar je mailprovider en daar de factuur eerst nog eens opladen is ook niet meer nodig en de tijd die je verloor met het uitje naar de dichtstbijzijnde postbus kun je voortaan ook nuttiger besteden. De oude manier van factureren kost dus niet alleen geld, maar neemt ook tijd in beslag. Door het digitaal versturen van je facturen zijn deze ook sneller bij de klant en worden ze eerder betaald. Voor jou als ondernemer neemt dit een hoop stress weg.
Handig is ook dat alle berekeningen automatisch gebeuren: al je totalen, kortingen, btw, enzovoort worden voor je uitgerekend zonder dat je zelf rekenformules moet aanmaken, testen en nog eens controleren. Daarnaast krijg je een overzicht van alle klanten die hun factuur al hebben ingelost en van diegene die nog een automatische herinnering moeten ontvangen.
2. Toegankelijkheid & koppeling
Ten opzichte van een offline programma heeft een online facturatieprogramma het grote voordeel dat je overal toegang hebt tot de applicatie en tot je gegevens. Inloggen in de webapplicatie kan met elk apparaat en met elke browser zodat je alles nauw kunt opvolgen of gewoon een nieuwe factuur kunt opstellen. Bij de traditionele offlinepakketten impliceert een computercrash dat je geen facturen kunt opstellen en opvolgen, of dat je zelfs bestanden kunt verliezen! Dankzij online software is dit verleden tijd!
Naast de grotere bereikbaarheid heeft een webapplicatie als bijkomend voordeel dat het eenvoudig te koppelen is met andere pakketten, of met applicaties zoals een boekhoudprogramma of een softwarepakket om offertes te maken. Niets zo eenvoudig om je gewerkte uren direct om te zetten in een digitale factuur en de betaling te laten verwerken in je boekhoudpakket.
Dankzij de koppelingsmogelijkheden verkleint de kans op fouten die kunnen optreden bij het handmatig overnemen van gegevens.
3. Herkenbaarheid
Het wordt voor een ondernemer steeds belangrijker om uit de massa te kunnen springen en herkenbaar te zijn. Een online facturatieprogramma biedt de mogelijkheid om hierop in te zetten door uniforme facturen op te maken in je eigen huisstijl. Het toont niet alleen zeer professioneel, maar is tegelijkertijd ook een extra manier om je visitekaartje af te geven.
4. Delen van gegevens & veiligheid
Een webapplicatie als online facturatieprogramma maakt het nog eenvoudiger om informatie te delen, bijvoorbeeld met je boekhouder. Denk hierbij aan een directe koppeling tussen jouw factuurprogramma en de software van je accountant.
Je mag ervan op aan dat de meeste online softwareprogramma’s speciaal beveiligd zijn zodat jouw bestanden 100% veilig en privé blijven in de cloud. Doordat er op regelmatige tijdstippen een back-up wordt gemaakt zul je trouwens nooit meer een bestand verliezen.
5. Controle
In een online facturatiesysteem staan alle facturen mooi onder elkaar, telkens met alle nodige gegevens: datum, klant, bedrag, betalingsstatus, … Het systeem houdt bij wanneer je een factuur hebt verstuurd, hoeveel dagen een factuur al openstaat en wanneer je een betaling hebt ontvangen. Dankzij een overzicht van alle openstaande facturen krijg je meer inzicht en controle over je facturatie. Ook kun je je facturen snel terugvinden door te filteren op jaartal, kwartaal of maand.
Start vandaag nog!
Het is duidelijk dat het verstandig is om te kiezen voor software die speciaal ontworpen is om te factureren. Het geeft je de tijd en rust om op elk moment een inzicht te hebben in de stand van je bedrijf wat betreft liquiditeit. De tijd die je nodig hebt om je volledig te richten op het ondernemen. Jij bepaalt natuurlijk zelf wat je specifieke noden zijn en welk facturatieprogramma het best aansluit bij jouw bedrijf. Vraag daarom vrijblijvend een demoversie aan van Cafca en kijk wat wij voor jou kunnen betekenen!
Wist je trouwens dat Cafca Software nog tal van andere handige functies kunnen worden toegevoegd, zoals DigaCommerce om eenvoudig offertes op te stellen? Ga daarom voor een compleet beheer-softwarepakket, op maat van jouw bedrijf.
Vraag vrijblijvend een demo aan!
.png?width=56&name=brand-shape%20(3).png)
