Timemanagement voor zelfstandigen: 5 nuttige tips

Time is money, maar als zelfstandige moet u erover waken dat het werk niet al uw tijd opslorpt. Offertes die nog moeten worden opgemaakt, facturen die verstuurd moeten worden, bestellingen die dringend moeten worden geplaatst, enz. U ervaart als zaakvoerder vast dat er te weinig uren in een dag zijn om al het werk gedaan te krijgen. Om toch tot een gezonde work-lifebalans te komen geven wij u graag enkele tips zodat u uw kostbare tijd efficiënter kunt indelen.

1. Schakel meldingen uit

Een probleem waar veel zelfstandigen mee worstelen: hoe moet u het hoofd bieden aan alle meldingen die u dagelijks ontvangt: nieuwe mails, een WhatsApp-bericht of een notificatie van Facebook? Ze halen u nodeloos uit uw concentratie en verstoren uw werkritme waardoor het weer kostbare tijd vergt om terug productief te worden. Schakel daarom al deze meldingen uit en las een aantal vaste periodes in per dag om alle nieuwe berichten te bekijken. Beperk deze momenten in tijd zodat u meer structuur krijgt en uw werkdag efficiënter wordt. Stel daarom ook duidelijke prioriteiten: als zaakvoerder is het beantwoorden van nieuwe mails belangrijker dan een notificatie van Facebook.

2. Schakel tijdig hulp in

 Het is absoluut geen schande om externe hulp in te roepen als u tot over uw oren in het werk zit. Een tijdelijke freelancer of een nieuwe vaste kracht kunnen u bijstaan om het werk tijdig klaar te hebben. Een mogelijk positief gevolg is zelfs dat uw bedrijf groeit aangezien u meer ruimte krijgt om extra (grote) projecten aan te nemen.

3. Lijst uw to do’s op

 Stel dagelijks een to-dolijst op voor de volgende werkdag. De kunst is om dit beperkt te houden en de op til staande taken zo concreet mogelijk te omschrijven. Niets zo enerverend als de taken niet afgerond geraken omdat het er te veel zijn, of omdat ze niet gedetailleerd genoeg waren omschreven. Kies daarom voor een voor u werkbaar aantal, zodat u perfect weet waar u zich de volgende dag aan kunt verwachten.

4. Wees voldoende assertief

Als zelfstandige is uw tijd kostbaar, waardoor u soms nee moet durven zeggen tegen zaken die niet opbrengen. Telkens wanneer u door een medewerker of een klant wordt afgeleid van uw taken vergt dit tijd die u niet aan deze taken kunt besteden. Zeker niet alle vragen resulteren in tijdsverlies, maar het is aangeraden om enkel in te gaan op vragen die een bijdrage leveren aan het welzijn van uw bedrijf. Indien hier wordt van afgeweken is het dus belangrijk om hier niet altijd in mee te gaan.

5. Stap mee in het digitale tijdperk

Er zijn alsmaar meer softwarepakketten en online programma’s beschikbaar die ontwikkeld zijn om tijd te besparen door het creëren van overzicht en het automatiseren van bepaalde processen of taken. Uw facturen kunt u bijvoorbeeld efficiënt beheren via een online-facturatieprogramma om snel een overzicht te krijgen van de financiële situatie van uw bedrijf. Ook de opmaak van concurrentiële offertes is een moeilijke en tijdrovende klus. Tegenwoordig zijn speciaal hiervoor ontwikkelde softwarepakketten op de markt zodat u niet alleen tijd, maar ook geld uitspaart! Al uw offertes staan dan online en zijn altijd beschikbaar. Ideaal om de stand van zaken op te volgen en om potentiële klanten te contacteren waarvan u nog geen reactie heeft ontvangen. 

Start vandaag nog! 

Het is duidelijk dat het verstandig is om mee te gaan met uw tijd en dus te kiezen voor software die speciaal ontwikkeld is om tijd uit te sparen zodat u zich kunt concentreren op de kerntaken van uw bedrijf. Start dus vandaag nog met het digitaliseren van uw administratie met behulp van een demoversie van Cafca software. Vraag vrijblijvend een demoversie aan en kijk wat wij voor u kunnen betekenen.

Wist u trouwens dat aan onze software nog tal van andere handige functies kunnen worden toegevoegd zodat u beschikt over een compleet beheer-softwarepakket, op maat van uw bedrijf?