En tant que responsable d'une entreprise d'installation, vous en avez peut-être fait l'expérience : rares sont les projets qui se déroulent sans accroc. Le problème peut être d'ordre très divers, allant d'une mauvaise communication à un budget financier peu précis. Peut-être vos collaborateurs n'ont-ils pas encore été suffisamment formés pour travailler sur des projets. Les procédures écrites sont-elles suffisamment à jour ? Mais surtout : disposez-vous d'un logiciel de gestion de projet adapté ?
Tous les problèmes de gestion de projet qui sont courants chez les installateurs. Et donc parfaitement évitables. Ci-dessous, nous examinons de plus près cinq erreurs courantes dans la gestion de projet. Et, surtout, nous vous expliquons comment les anticiper au mieux.
1. Communiquer trop peu
Une bonne communication est essentielle pour tout projet. Si vous restez en contact avec votre client en temps utile et suffisamment souvent, il restera informé et toute insatisfaction sera également détectée à temps. Une communication interne solide fournit également les informations nécessaires à l'équipe de projet, afin que chacun sache ce que l'on attend de lui et à quel moment. Vous créez ainsi l'engagement et la concentration nécessaires.
Les employés doivent être impliqués au bon moment dans le processus et il est préférable de recevoir les mises à jour nécessaires à temps. C'est pourquoi la communication doit toujours être structurée. Même lorsque le projet est dans sa phase finale.
2. Faites tout vous-même
Lorsque des problèmes surviennent, les gestionnaires de projet tombent parfois dans la mauvaise routine : reprendre les tâches des collaborateurs du projet afin de continuer à respecter les délais fixés. Cela fonctionne plus d'une fois, mais certainement pas toujours. Elle crée également un faux sentiment de sécurité, car l'équipe suppose que le chef de projet résoudra ses problèmes. Les gens s'impliquent moins et se sentent moins responsables.
Par conséquent, prévoyez suffisamment de moments de consultation pour contrôler les progrès accomplis. Soulignez le rôle important de chaque employé dans le processus. Vous encouragez ainsi la responsabilité de tous les membres de l'équipe. En cas de problème, la flexibilité de la planification est alors envisagée. Le chef de projet doit s'adresser à la personne responsable.
3. Sous-estimer la faisabilité
Un calendrier ou un budget irréaliste est un problème important dans la gestion de projet. Le projet est alors voué à l'échec. Si l'un ou l'autre semble irréalisable, il convient d'en discuter suffisamment avant de lancer le projet pour éviter les frustrations ultérieures.
Mais surtout, assurez-vous d'avoir à tout moment la meilleure vue d'ensemble de tous les coûts et de tous les calendriers de travail. De cette manière, vous augmentez la faisabilité d'un projet et vous ne perdez pas la face avec le client. Un bon logiciel de gestion de projet vous y aidera sans aucun doute.
4. Fixer un objectif flou
Une définition claire de l'objectif d'un projet est cruciale, mais pas facile. En effet, certaines choses sont toujours sujettes à interprétation, ce qui entraîne des malentendus. De plus, lorsqu'un objectif est défini de manière trop vague, cela affecte immédiatement la planification et le budget initiaux. Des problèmes inattendus peuvent encore survenir, prolongeant le délai de réalisation du projet.
Une définition claire, lucide et étayée de l'objectif est donc cruciale pour la réussite de votre projet. Ce faisant, indiquez également ce qui n'est pas inclus dans la portée du projet, afin qu'aucun malentendu ne puisse survenir à ce sujet non plus.
5. N'utilisez pas de logiciel
Peut-être que vous gardez une trace des choses dans une simple feuille Excel, combinée à des dossiers dans votre boîte aux lettres. Ou pire : sur papier. Cependant, l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet spécialisé présente un grand nombre d'avantages et permet de garder le cap. En effet, l'application vous permet d'avoir toutes les informations nécessaires à portée de main, en un seul endroit centralisé. Entre autres, vous obtenez une représentation visuelle utile de l'état des différents projets en cours, ce qui vous permet de procéder à des ajustements si nécessaire. Un système d'archivage numérique pour tous vos documents de projet garantit un suivi et une communication efficaces.
La méthode standardisée de préparation des devis permet de gagner du temps et peut servir de base à la planification du travail en termes de temps et de matériel pour un projet particulier. L'affichage clair de toutes les tâches à effectuer par employé - et ce par projet - est également l'une des caractéristiques du logiciel de gestion de projet.
Si vous gardez cela à l'esprit à chaque nouveau projet, vous éviterez de nombreux problèmes potentiels. En outre, simplifiez-vous la vie en choisissant un logiciel de gestion de projet adapté à votre entreprise. Demandez dès aujourd'hui une démonstration sans engagement. Et découvrez par vous-même comment il contribue à la réalisation réussie de vos projets.
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