Uw magazijn beheren met software: 5 goede redenen

Als installateur heeft u natuurlijk een voorraad aan producten liggen, die u nodig heeft om klanten mee verder te helpen. Een goed voorraadbeheer is daarbij enorm belangrijk. Natuurlijk kan u daarvoor een klassiek Excel-bestand gebruiken. Maar er zijn echter tal van redenen waarom software voor voorraadbeheer de klus beter klaart.

Voorraadbeheer met software is dus echt niet alleen iets voor de retailsector. Ook voor u is het beheren van de goederenstroom in de zaak op deze manier een aanrader van formaat. Een geoptimaliseerd proces zorgt er namelijk voor dat u zich voluit kan focussen op datgene waarin u uitblinkt: het helpen van klanten. Concreet helpt zo’n softwarepakket u op de volgende manieren:

1. Vermijd fouten

Het gebruik van een Excel-bestand voor uw voorraadbeheer zorgt ervoor dat u nooit echt zeker bent van de cijfers. Zelfs wanneer u de nodige formules gebruikt. In de eerste plaats maakt u onvermijdelijk de nodige telfouten of typt u iets verkeerd in. Alleen al door vermoeidheid. En dergelijke fouten hebben een grote impact op de resultaten van uw onderneming en de projecten die u uitvoert. Om nog maar te zwijgen over de tevredenheid van uw klanten, wanneer blijkt dat een project vertraging oploopt omdat u onverwacht toch een onderdeel moet bestellen.

2. Spaar tijd uit

Goede software voor uw voorraadbeheer in de service- en projectsector zorgt ervoor dat alles tijdig besteld en aangevuld wordt. U bespaart tijd door constant door uw magazijnen te wandelen en stocks te tellen, dan nog te verwerken in Excel. U kan meer tijd besteden aan de werkvoorbereiding en de verkoop, waardoor u ook nog eens meer omzet draait.

3. Vermijd onnodige kosten

Het in huis hebben van onderdelen: daar horen ook voor u als installateur de nodige opslagkosten bij. Daarom wilt u net genoeg zaken op voorraad hebben, maar ook weer niet met te veel zitten, de zogenaamde ‘ijzeren voorraad’. Niet alleen omwille van de ruimte, maar ook omdat hierin onnodig veel kapitaal vastzit. Met voorraadbeheer via software heeft u een beter zicht op wat u in uw magazijn heeft liggen. En welke producten in welke hoeveelheden worden gebruikt. Op deze manier vergroot u dan ook de marges van uw installatiebedrijf.

4. Zorg voor controle over de goederenstroom

De continuïteit van uw projecten mag niet verstoord worden. Daarom is een complete beheersing van de administratie zo belangrijk: van bestelbon over voorraad, tot het uitschrijven van de werkbon en de factuur. Een totaaloplossing qua software zorgt ervoor dat alles geautomatiseerd verloopt. En vooral: dat u niets meer twee of zelfs meer keren moet ingeven. Van zodra een offerte wordt goedgekeurd, weet u meteen wat de voorraad van elk product is en wat besteld moet worden. Zo kan u nog beter en sneller inspelen op de vraag van uw klant. En wordt uw bedrijf vanzelf rendabeler.

5. Raadpleeg de voorraad overal, op elk toestel

Voorraadbeheer op de klassieke manier: het zorgt voor de nodige problemen van zodra uw team groeit. Garanderen dat de spreadsheet de meest recente cijfers heeft, kan u namelijk nooit voor de volle honderd procent. Bovendien heeft niet iedereen op elk moment toegang tot het bestand. Moderne software in voorraadbeheer kan daarentegen door iedereen in het bedrijf bekeken worden, op elk moment. En dat niet alleen op de pc of laptop, maar net zo goed via een tablet of smartphone. Alles is ook eens zo makkelijk te doorzoeken en aan te passen.

Maak het uzelf ook gemakkelijk en gebruik een speciaal ontwikkeld softwarepakket, dat u steunt in het beheer van uw magazijn. Met Cafca DigaStock beheert u de goederenstroom van uw magazijn naar de projecten, en omgekeerd.