Alles wat u écht moet weten over voorraadbeheer

Als zaakvoerder van een installatiebedrijf heeft u dagelijks te maken met voorraden. U weet dan ook als geen ander dat een goed voorraadbeheer de voorwaarde is voor een rendabel bedrijf. In bepaalde firma’s is dat gemakkelijker gezegd dan gedaan. Het vergt tijd en voorraadruimte is kostbaar. Wij geven u graag enkele tips om uw stockbeheer te optimaliseren, zodat uw klanten tevreden blijven over uw service.

Allereerst: wat houdt voorraadbeheer allemaal in?

Voorraadbeheer gaat over het beheren van de goederenstroom. Centraal staat het continu opvolgen van producten en onderdelen die aangeleverd en verkocht worden. En de weerslag dat dit heeft, op de grootte van de voorraden. Sommigen maken daarbij een onderscheid tussen voorraadbeheer, voorraadplanning en magazijnbeheer:

• Bij voorraadbeheer worden de parameters bepaald over hoeveel voorraad er van elk product of onderdeel beschikbaar moet zijn, maar ook wanneer en hoeveel er besteld moet worden.
• Voorraadplanning is de dagelijkse opvolging van uw stock, en dit zowel op korte als op middellange termijn.
• Magazijnbeheer gaat dan weer over het effectief beheren van de goederen in het magazijn.

Voorraadbeheer in de praktijk

Voorraadbeheer draait rond de vraag “Wat wensen we op voorraad te houden?”. Het antwoord moet daarbij in lijn blijven met de doelstellingen van uw bedrijf: de service die u aan uw klanten biedt om tegemoet te komen aan hun verwachtingen.

Voor het beheren van uw stock zijn er twee belangrijke regels:

• De push-regel stelt dat er prognose wordt gedaan van uw gewenste voorraad, door middel van marktonderzoek. Op basis van deze inschatting worden de nodige voorraden aangelegd. U beschikt dus telkens over voldoende voorraad om te voldoen aan elke installatievraag, maar de niet-verkochte producten nemen ruimte in beslag en kosten u geld.
• Wanneer u de pull-regel toepast, gaat u voor elke installatieopdracht een bestelling doorsturen naar uw leverancier. Zo weet u telkens precies of u over de nodigde onderdelen beschikt. U dient geen ruimte te voorzien en u beperkt het risico op onverkochte voorraad, maar u hangt wel af van de levertijden en de beschikbare voorraden van uw leverancier.

Hoe kunt u uw voorraadbeheer optimaliseren?

Wij geven zeven tips, waarmee u meer grip krijgt op uw voorraadbeheer:

1. Wees ervan bewust dat de vraag naar sommige installaties piekt in bepaalde periodes. Zo is het bijvoorbeeld beter om grotere hoeveelheden airco’s in het voorjaar aan te kopen, in plaats van in de winter. Op die manier bespaart u kostbare ruimte om andere onderdelen te kunnen stockeren.
2. De producten en onderdelen die u gebruikt en verkoopt zijn bepalend voor de organisatie van uw voorraad. De technologie evolueert echter snel. Beperk daarom indien nodig uw aankopen, zodat u bijvoorbeeld niet achterblijft met gedateerde warmtepompen waar niemand nog op zit te wachten.
3. Indien uw stock slechts beperkte wijzigingen kent, is het misschien niet nodig dat u beschikt over een eigen magazijn. Een magazijnbeheerder kost u dan meer dan uw voorraad extern op te slaan. Durf daarom ook alternatieve opties te overwegen.
4. Zorg voor een goede relatie met uw leveranciers, zodat u betere deals kunt sluiten. En breid daarnaast uw netwerk van leveranciers uit, zodat u een back-upplan heeft indien uw vertrouwde leverancier niet kan voldoen aan uw behoefte.
5. Vul uw stock op een slimme manier aan, door uw bestellingen indien mogelijk te bundelen. Op die manier bespaart u op verzendkosten. Wat u ook kan doen, is uw leveringen verstandig inplannen: op de momenten wanneer het minder druk is en u meer tijd heeft om de voorraad te organiseren.
6. Bepaal of het nodig is dat al uw bestellingen eerst langs uw magazijn passeren, vooraleer deze aan de klant worden geleverd. Het kan immers tijd- en kostenbesparend zijn om bepaalde onderdelen door uw leverancier rechtstreeks te laten leveren bij de klant. De efficiëntste voorraad is immers geen voorraad!
7. Ga mee met uw tijd en durf gebruik te maken van de bestaande technologie. Dankzij goede voorraadbeheer-software zoals DigaStock wordt stockbeheer eenvoudiger, sneller en efficiënter. U krijgt meer overzicht in het voorraadniveau van al uw producten en onderdelen, en dit in real-time.

Start vandaag nog

Als klanten weten dat ze op uw bedrijf kunnen rekenen, zullen ze dit doorvertellen en zelf nooit op een ander gaan. Loyale klanten is toch wat elke zaakvoerder wenst? Start daarom vandaag nog met voorraadbeheer-software en vraag vrijblijvend een demoversie aan van onze DigaStock-module. Deze software beheert de goederenstroom van het magazijn naar de projecten en bewaakt de ijzeren voorraad, waardoor de continuïteit van de werken niet meer wordt verstoord. Uiteraard ondersteunt de module het gebruik van een mobiele scanner en labelprinter.

Wist u trouwens dat aan onze DigaStock-oplossing nog tal van andere handige functies kunnen worden toegevoegd, zoals een prikklok of een digitale werkbon? Ga zo voor een compleet beheer-softwarepakket, op maat van uw bedrijf.