Urenregistratie: drie automatische en snelle mogelijkheden

Doet u de urenregistratie in uw onderneming ook nog handmatig? Misschien zelfs via een klassieke Excelsheet? Dan weet u maar al te goed dat die urenregistratie elke maand weer flink wat kostbare tijd in beslag neemt. Het automatiseren van de tijdsregistratie is dus zeker geen overbodige luxe. En al helemaal niet, omdat het voor correcte gegevens zorgt. Zaken als niet of te laat uren invullen en zelfs frauderen zijn met automatische urenregistratie verleden tijd.

En dit komt meteen ook heel wat andere, cruciale onderdelen in uw bedrijf ten goede. Urenregistratie is namelijk belangrijk bij zowel de nacalculatie van projecten, als de facturatie ervan. En er is natuurlijk ook het bepalen en uitbetalen van de lonen van uw werknemers.

Genoeg redenen dus om in actie te schieten, en voluit voor automatische urenregistratie te gaan. In onze software voorzien we alvast liefst drie manieren om dit voor elkaar te krijgen. Kwestie van de tijdsregistratie te gebruiken, die optimaal bij uw bedrijf én de specifieke situatie past.

1. Een digitale werkbon als urenregistratie

Dankzij een mobiele applicatie op de smartphone van uw installateurs, ontvangen zij een voorbereide, digitale werkbon. Dit werk vooraf kan perfect in combinatie met DigaPlanning, waarin de agenda’s van alle werknemers overzichtelijk te raadplegen zijn. DigaBon is op deze manier een echt werkinstrument, aangezien de klant- en installatiegegevens ook op elk moment aanpasbaar zijn. De medewerker vraagt snel de historiek van vorige interventies op, net zoals een overzicht van de technische fiche. Ook alle mogelijke wettelijke attesten zitten bij deze digitale werkbon.

De DigaBon wordt digitaal verder ingevuld (online of via de app) en komt netjes door de klant ondertekend binnen via de backoffice. Inclusief de gebruikte materialen, attesten, foto’s en een eventueel verslag. Geen lastig overtikwerk meer, dus. U houdt een perfect overzicht op de werkuren en andere kosten, om direct aan een project te koppelen of een factuur te maken.

2. De prikklok, voor tijdsregistratie per project

Een andere eenvoudige manier van tijdsregistratie is de digitale prikklok, in de vorm van een handige en eenvoudige mobiele app. Ideaal voor monteurs. Het vervangt de verouderde papieren werkbladen en zorgt op die manier voor meer efficiëntie.

U krijgt per project een overzicht van de gepresteerde uren en de verplaatsingen, zodat dit eenvoudig om te zetten is in een correcte facturatie per werfpost. De werktijden worden daarbij volledig automatisch geregistreerd, inclusief pauzes en overuren. Zowat het enige wat u bij deze tijdsregistratie nog moet doen, is de Priklok App met uw boekhoudprogramma koppelen. Kwestie van zo snel mogelijk een factuur te maken.

Een extra voordeel van deze digitale prikklok, is dat u op elk moment een overzicht heeft van eventuele aanwezige medewerkers. De tijdsregistratie is namelijk verplicht.

3. Een badge, voor urenregistratie mét locatiebepaling

Wilt u zowel uw personeel als het wagenpark monitoren? Dan is de module Cafca Track een voor u ideale vorm van tijdsregistratie. Iedere werknemer in uw bedrijf krijgt een sleutel of badge, waarmee verplaatsingen en werkuren worden geregistreerd. In de eerste plaats krijgt u als zaakvoerder zo een goed overzicht van mobiliteiten en gewerkte uren per project. Maar ook uw personeel geniet van dit duidelijk en vooral ook objectief systeem. Onder werknemers krijgen frustraties geen kans meer. Wie er de kantjes van afloopt, blijft immers niet langer onder de radar.

Wat deze vorm van urenregistratie eens zo handig maakt, is dat ook hier alles online verloopt. Weg met de achterhaalde papieren nota’s. Door Cafca Track te gebruiken worden de ingebrachte registraties onmiddellijk naar uw backoffice gestuurd, waar het met de andere achterliggende database communiceert om elke tikking te koppelen aan een locatie (werknemer, thuis, werkgever, project- of werkbonadres). Ideaal om werkbonnen op te maken, nacalculaties of loonsopdrachten te doen.

Bent u klaar om de overstap te maken naar online tijdsregistratie? Cafca Software heeft alles in huis voor dit en alle andere aspecten van uw bedrijfsadministratie. Vraag vandaag nog vrijblijvend een demoversie aan van onze toepassing.

En goed om weten: in onze software zit ook nog altijd de mogelijkheid, om als administratief bediende manueel de uren en verplaatsingen per persoon en project toe te voegen. Net zoals een klassieke werkbon maken en afdrukken, om nadien ingevuld over te tikken. Al denken we dat u hier niet meer zal naar teruggrijpen, eenmaal u de automatische, online manieren van urenregistratie heeft geprobeerd.