Projectmanagement: 5 veelgemaakte fouten (en hoe ze te vermijden)

Als zaakvoerder van een installatiebedrijf hebt u het misschien ook al ervaren: er zijn maar weinig projecten die foutloos verlopen. Het probleem kan hem in heel wat verschillende zaken zitten, van slechte communicatie tot een niet zo correcte financiële begroting. Misschien zijn uw medewerkers nog niet voldoende getraind om projectmatig te werken. En zijn de uitgeschreven processen wel voldoende up-to-date? Maar vooral: beschikt u over geschikte projectbeheer-software?

Stuk voor stuk problemen in projectmanagement, die veel voorkomen bij installateurs. En daardoor net perfect te vermijden zijn. Wij gaan hieronder wat dieper in op vijf veelgemaakte fouten in projectmanagement. En vertellen u vooral ook hoe u hier best op anticipeert.

1. Te weinig communiceren

Goede communicatie is essentieel voor elk project. Als u tijdig en vaak genoeg met uw klant contact houdt, blijven zij op de hoogte en wordt eventuele onvrede bovendien op tijd gedetecteerd. Sterke interne communicatie verschaft daarnaast de nodige informatie aan het projectteam, zodat iedereen weet wat er wanneer van hem of haar wordt verwacht. En zo creëert u de noodzakelijke betrokkenheid en focus.

De medewerkers moeten op het juiste moment in het proces worden ingeschakeld en ontvangen hiervoor best tijdig de noodzakelijke updates. Blijf daarom altijd structureel communiceren. Ook als het project in de eindfase zit.

2. Alles zelf doen

Bij problemen vervallen projectmanagers weleens in een foute routine: de taken van de projectmedewerkers overnemen, om zo alsnog de vooropgestelde deadlines te halen. Dit werkt meer dan eens, maar zeker niet altijd. Daardoor krijgt u ook nog eens een vals gevoel van veiligheid, doordat het team ervan uitgaan dat de projectmanager hun problemen wel zal oplossen. Mensen geraken op die manier minder betrokken en voelen zich ook minder verantwoordelijk.

Plan daarom voldoende overlegmomenten in om de vooruitgang op te volgen. Benadruk hierbij de belangrijke rol in het proces, die elke medewerker heeft. Op die manier wakkert u de verantwoordelijkheid van alle teamleden aan. Bij eventuele problemen wordt dan gekeken of er flexibiliteit in de planning mogelijk is. En moet de verantwoordelijke hiervoor door de projectmanager worden aangesproken.

3. De haalbaarheid onderschatten

Een onrealistische planning of begroting is een aanzienlijk probleem in projectmanagement. Het project is op dat moment eigenlijk al gedoemd om te mislukken. Indien één van beide zaken niet haalbaar lijkt, moet dit voldoende besproken worden vooraleer er met het project wordt gestart om frustraties achteraf te vermijden.

Maar nog belangrijker: zorg op elk moment voor het beste overzicht op alle kosten en werkplanningen. Zo verhoogt u de haalbaarheid van een project en lijdt u geen gezichtsverlies bij de klant. Een goede software voor projectmanagement helpt daar zonder twijfel bij.

4. Een onduidelijk doel stellen

Een duidelijke omschrijving van het doel van een project is cruciaal, maar niet eenvoudig. Bepaalde zaken zijn namelijk steeds voor interpretatie vatbaar, met misverstanden tot gevolg. Ook wanneer een doel te vaag is omschreven heeft dit meteen een weerslag op de initiële planning en begroting. Onverwachte zaken kunnen nog optreden waardoor de doorlooptijd van het project wordt verlengd.

Een duidelijke, heldere en gedragen omschrijving van het doel is dus cruciaal om uw project te laten slagen. Geef daarbij ook aan wat niet in de scope van het project vervat zit, zodat hier ook geen misverstanden over kunnen ontstaan.

5. Geen software gebruiken

Misschien houdt u zaken in een simpele Excelsheet bij, gecombineerd met mapjes in uw mailbox. Of erger nog: op papier. Speciale projectbeheer-software gebruiken heeft echter een pak voordelen, waardoor alles mooi op het juiste spoor blijft. De toepassing zorgt er immers voor dat u alle noodzakelijke info bij de hand heeft, op één gecentraliseerde plek. U krijgt onder andere een bruikbare visuele weergave van de status van de verschillende lopende projecten, zodat u kunt bijsturen waar nodig. Een digitaal klassement voor al uw projectdocumenten zorgt voor een accurate opvolging en communicatie.

De gestandaardiseerde manier van offerteopmaak staat voor tijdswinst en kan dienen als basis voor de opmaak van een werkplanning naar tijd en materialen voor een bepaald project. De overzichtelijke weergave van alle uit te voeren taken per medewerker – en dit per project – behoort ook tot de mogelijkheden van projectbeheer-software.

Als u deze bij elk nieuw project alvast in gedachten houdt, drukt u alvast heel wat mogelijke problemen de kop in. Maak het u daarnaast nog gemakkelijker en kies voor een projectbeheer-softwarepakket, op maat van uw bedrijf. Vraag vandaag nog een vrijblijvende demo aan. En ontdek zelf hoe dit bijdraagt aan de succesvolle realisatie van uw projecten.